E-Rechnung für Kleinunternehmer (§ 19 UStG): Ausstellen nein, Empfangen ja

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen und dürfen weiter Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben. E-Rechnungen von ihren Lieferanten müssen sie aber seit 01.01.2025 empfangen können. Dafür genügt in der Regel ein normales E-Mail-Postfach. Die Ausnahme endet, sobald du die Kleinunternehmerregelung verlierst.

Wer ist Kleinunternehmer?

Ein Umsatz im Inland ist nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Gesamtumsatz ist die nach vereinnahmten Entgelten berechnete Summe der steuerbaren Umsätze mit bestimmten Abzügen (§ 19 Abs. 2). Du kannst auf die Regelung verzichten und dich damit regulär besteuern lassen (§ 19 Abs. 3). Das bindet mindestens fünf Kalenderjahre.

Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Für Rechnungen über Umsätze, die nach § 19 Abs. 1 UStG steuerfrei sind, legt § 34a UStDV den Mindestinhalt fest. Satz 4 sagt: Eine solche Rechnung kann abweichend von § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG immer als sonstige Rechnung im Sinne von § 14 Abs. 1 Satz 4 UStG übermittelt werden. Sonstige Rechnungen sind Rechnungen auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format, etwa als PDF (§ 14 Abs. 1 UStG).

Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 bestätigt das in Rn. 22. Es nennt dabei zwei Einzelheiten:

• Schickst du deine Rechnung als PDF, braucht ein anderes elektronisches Format als Papier die Zustimmung des Empfängers. Sie ist formlos möglich und kann auch durch widerspruchslose Annahme erfolgen.
• Schickst du freiwillig eine E-Rechnung, ist dafür keine Zustimmung nötig.

Auch nach § 34a UStDV gehören auf deine Rechnung unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, deine Steuernummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer oder Kleinunternehmer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum sowie Art und Umfang der Leistung.

Muss ich E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Das BMF-Schreiben stellt klar, dass inländische Unternehmer die technischen Voraussetzungen zum Empfang einer E-Rechnung schaffen müssen und dass das auch gilt, wenn der Empfänger unter § 19 UStG fällt (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE in der Fassung des Schreibens). Bei E-Mail-Empfang ist kein gesondertes Postfach nur für E-Rechnungen erforderlich.

Stellt dir ein Lieferant eine E-Rechnung aus, braucht er dafür deine Zustimmung nicht. Bist du technisch nicht in der Lage, sie zu empfangen, oder verweigerst du die Annahme, hast du keinen Anspruch auf eine alternative Rechnung. Der Aussteller erfüllt seine Pflichten auch dann, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat.

Was ist praktisch zu tun?

1. Postfach prüfen: Rechnungen von Lieferanten mit Anhang im Format XML oder als hybrides PDF (etwa ZUGFeRD) müssen bei dir ankommen. Spamfilter und Größenlimits sollten sie nicht aussortieren.
2. Lesen können: Eine E-Rechnung besteht aus einem strukturierten Datenteil. Du brauchst eine Möglichkeit, sie anzuzeigen, etwa über Buchhaltungssoftware, eine Steuerberatung oder ein Anzeigeprogramm. Welches Programm geeignet ist, entscheidest du selbst; das Gesetz schreibt keines vor.
3. Aufbewahren: Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren (§ 14b Abs. 1 UStG). Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil unversehrt in seiner ursprünglichen Form aufzubewahren (BMF-Schreiben Rn. 60).
4. Lieferanten informieren: Teile deiner Buchhaltung oder Steuerberatung mit, dass E-Rechnungen eintreffen können.
5. Wechsel im Blick behalten: Überschreitest du die Grenzen aus § 19 Abs. 1 oder verzichtest du nach § 19 Abs. 3, fällt § 34a UStDV weg, weil er an steuerfreie Umsätze nach § 19 Abs. 1 anknüpft. Dann gelten die allgemeinen Regeln.

Was ändert sich, wenn ich nicht mehr Kleinunternehmer bin?

Für inländische Umsätze an andere Unternehmer gilt dann die allgemeine Ausstellungspflicht. Übergangsweise darf bis 31.12.2026 weiter auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden. Für Umsätze des Jahres 2027 gilt das nur, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug. Ab 01.01.2028 entfällt die Ausnahme (§ 27 Abs. 38 UStG). Details zu Fristen und Formaten: E-Rechnung-Pflicht in Deutschland.

Was gilt in Österreich?

Für Rechnungen zwischen Unternehmen gibt es in Österreich keine allgemeine E-Rechnungspflicht; sie besteht für Rechnungen an den Bund (siehe die verlinkte Seite des Bundes). Ob und wann eine B2B-Pflicht kommt, ist hier nicht belegt.

Was ist hier offen?

Folgen eines Verstoßes gegen die Empfangspflicht für den Vorsteuerabzug sind hier nicht geprüft; eine eigene Bußgeldnorm wurde nicht gefunden. Das gilt auch für Einzelfragen zum Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG. Bei Unsicherheit hilft deine Steuerberatung.

Rechtsgrundlagen

• § 19 UStG: Besteuerung der Kleinunternehmer
• § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
• § 14b UStG: Aufbewahrung von Rechnungen
• § 27 UStG: Übergangsvorschriften (Abs. 38)
• § 34a UStDV: Rechnungen von Kleinunternehmern
• BMF-Schreiben vom 15.10.2025: Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung
• e-rechnung.gv.at: rechtliche Grundlagen (Österreich, Bund)

Erstorientierung, keine Rechtsberatung und keine Steuerberatung. Stand der Rechtstexte: abgerufen am 06.10.2026.