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E-Rechnung-Pflicht in Deutschland: Fristen, Formate, Ausnahmen

Aktualisiert am . Herausgegeben von der web-crossing GmbH, Innsbruck. Erstorientierung, keine Rechtsberatung.

In Deutschland müssen Unternehmen E-Rechnungen seit 01.01.2025 empfangen können. Ausstellen müssen sie diese für inländische Umsätze zwischen Unternehmen ab 01.01.2027, wenn der Vorjahresumsatz 800.000 Euro überstieg, sonst ab 01.01.2028. Ein PDF genügt dann nicht mehr. In Österreich gibt es keine allgemeine Pflicht zwischen Unternehmen, nur gegenüber dem Bund.

Wer ist betroffen?

Die Pflicht gilt für Rechnungen über Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen, wenn der leistende Unternehmer und der Leistungsempfänger im Inland oder in den in § 1 Abs. 3 UStG bezeichneten Gebieten ansässig sind (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Rechnungen an Privatpersonen, an Nichtunternehmer oder ins Ausland sind nicht erfasst. Dort bleibt eine Rechnung auf Papier immer zulässig; ein elektronisches Format braucht dann die Zustimmung des Empfängers.

Den Empfang betrifft die Pflicht alle inländischen Unternehmer, auch Kleinunternehmer und solche mit steuerfreien Umsätzen. Das BMF-Schreiben vom 15.10.2025 stellt klar: Es genügt, die technischen Voraussetzungen zu schaffen, bei E-Mail-Empfang ist kein gesondertes Postfach nötig (Abschnitt 14.1 Abs. 4 und 5 UStAE in der Fassung des Schreibens).

Welche Fristen gelten?

Zeitraum Regel Norm
seit 01.01.2025 Empfang von E-Rechnungen muss möglich sein; für Umsätze bis 31.12.2026 darf weiter auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format ausgestellt werden § 14 UStG, § 27 Abs. 38 Nr. 1
Umsätze 2027 Papier oder anderes Format mit Zustimmung nur, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr höchstens 800.000 Euro betrug § 27 Abs. 38 Nr. 2
Umsätze 2027 Rechnungen per EDI mit Zustimmung des Empfängers bleiben bis Ende 2027 zulässig § 27 Abs. 38 Nr. 3
ab 01.01.2028 E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze § 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1

Maßgeblich ist der Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG im vorangegangenen Kalenderjahr. Für Umsätze des Jahres 2027 zählt also der Umsatz 2026. Zu Einzelfragen des Gesamtumsatzbegriffs hat diese Seite keine Würdigung.

Welche Formate sind zulässig?

Das strukturierte Format muss der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung entsprechen (EN 16931) oder zwischen Aussteller und Empfänger vereinbart werden. Im zweiten Fall muss es die richtige und vollständige Extraktion der Angaben in ein Format ermöglichen, das der Norm entspricht oder mit ihr interoperabel ist (§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG).

Das BMF-Schreiben nennt als Beispiele die XRechnung und das hybride Format ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL (Abschnitt 14.1 Abs. 13 und 14 UStAE). Ein hybrides Format besteht aus einem strukturierten Teil (XML) und einem lesbaren Teil (PDF) in einer Datei. Ein reines PDF oder Papier ist eine sonstige Rechnung.

Welche Ausnahmen gibt es?

Ohne E-Rechnung ausgestellt werden dürfen nach dem BMF-Schreiben (Rn. 22):

  • Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro (§ 33 UStDV)
  • Fahrausweise für die Personenbeförderung (§ 34 UStDV)
  • Rechnungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV)

Außerdem besteht die Pflicht zur E-Rechnung nur, wenn der Umsatz nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist (§ 14 Abs. 2 Satz 2 UStG). Sind nur Teile der Leistung erfasst, gilt die Pflicht für die Rechnung insgesamt.

Mehr zu Kleinunternehmern: E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Was ist bei der Aufbewahrung zu beachten?

Rechnungen sind acht Jahre aufzubewahren, und Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und Lesbarkeit müssen gewährleistet sein (§ 14b Abs. 1 UStG, § 14 Abs. 3 UStG). Bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil unversehrt in der ursprünglichen Form aufzubewahren (BMF-Schreiben Rn. 60).

Was gilt in Österreich?

Eine allgemeine E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen gibt es in Österreich nicht. Verpflichtend ist die E-Rechnung nur im Waren- und Dienstleistungsverkehr mit dem Bund, seit 01.01.2014; die Einbringung läuft über das Unternehmensserviceportal oder das Peppol-Netzwerk. EU-weit führt die Richtlinie (EU) 2025/516 (ViDA) mit Wirkung vom 01.07.2030 die elektronische Rechnung als Regelfall für Umsätze ein, die digitalen Meldepflichten unterliegen. Ob und wann Österreich eine B2B-Pflicht einführt, ist hier nicht belegt.

Die deutsche Pflicht knüpft an die Ansässigkeit beider Beteiligten im Inland an. Nach dem BMF-Schreiben genügt dafür auch eine umsatzsteuerliche Betriebsstätte, die an dem Umsatz beteiligt ist (Abschnitt 14.1 Abs. 4 UStAE, § 14 Abs. 2 Satz 3 UStG). Ein österreichisches Unternehmen mit einer an der Leistung beteiligten Betriebsstätte in Deutschland sollte das im Einzelfall prüfen lassen.

Welche Folgen hat ein Verstoß?

Eine eigene Bußgeldnorm für die E-Rechnungspflicht wurde bei der Recherche nicht gefunden. Welche steuerlichen Folgen ein Verstoß für den Vorsteuerabzug des Empfängers hat, ist hier nicht geprüft; das solltest du mit deiner Steuerberatung klären.

Rechtsgrundlagen

Erstorientierung, keine Rechtsberatung und keine Steuerberatung. Stand der Rechtstexte: abgerufen am 06.10.2026.

Häufige Fragen

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein. Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht (§ 14 Abs. 1 UStG). Ein einfaches PDF gilt als sonstige Rechnung. Ein hybrides Format wie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (ohne MINIMUM und BASIC-WL) mit eingebettetem XML kann dagegen eine E-Rechnung sein.

Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?

Für Umsätze an andere inländische Unternehmer ab 01.01.2028. Hat dein Gesamtumsatz im Vorjahr 800.000 Euro überschritten, gilt die Pflicht schon ab 01.01.2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Kleinunternehmer sind vom Ausstellen ausgenommen.

Muss ich E-Rechnungen schon jetzt empfangen können?

Ja, seit 01.01.2025. Inländische Unternehmer müssen die technischen Voraussetzungen zum Empfang schaffen. Ein gesondertes E-Mail-Postfach ist laut BMF-Schreiben nicht nötig.

Gilt die deutsche E-Rechnungspflicht auch für österreichische Unternehmen?

Die Pflicht greift, wenn leistender Unternehmer und Empfänger im Inland ansässig sind (§ 14 Abs. 2 UStG). In Österreich gibt es keine allgemeine B2B-Pflicht; sie besteht für Rechnungen an den Bund. Eine deutsche Betriebsstätte kann im Einzelfall relevant sein und ist zu prüfen.